イベントの未来｜SXSW2023でのバンダイナムコ研究所のイベント総合手配

SXSW2023では、バンダイナムコ研究所が Gaming Happy Hourのスポンサーとなり、バーチャルキャラクターによるAI DJ Club Nightを開催しました。VISIONGRAPHでは、SXSW Japan Officeとしてのご提案に加えて、イベント全体の総合手配を請け負いました。

SXSWへの出展目的に応じたイベントの実現

日本からSXSWへ参加される企業は展示会への出展が多いですが、SXSWではその他にも様々なアクティベーションやプロモーションの機会を設けています。今回はバンダイナムコ研究所が開発するAIキャラクターによるDJパフォーマンスのお披露目の場とするため、独自のステージを設置しての音出しが可能なイベント開催をご提案しました。SXSW期間中にはいくつものHappy Hourが開催されますが、そのうちの一つ”Gaming Happy Hour”のスポンサーとなる事で、会場内にステージを設置してのDJパフォーマンスを行いました。

ステージデザインから現地の設営業者の手配までを行う

ステージ設営に関しては、海外展示会でのブース施工業務を請け負う日本のサクラインターナショナルとの協力体制により、ステージデザインから現地の設営業者の手配までを行いました。会場が展示会場とは異なるホテルのバーテラスだったために、ステージ設営に関しては使用機材など様々な制約がある中で、事前確認やトラブル対応を含めた当日の交渉を行いました。また、オースティン現地の日本人コミュニティの協力により、通訳やMCとしてのサポートスタッフの手配も行いました。

ステージデザイン案

イベントビジュアルのデザインを含む集客プロモーション戦略

SXSWではいくものイベントが同時多発的に開催されているため、いかに事前の集客プロモーションを行うかが非常に重要です。今回はSXSW HPのスケジュールページへのリストの他に、会期に向けてSNSでの事前プロモーション施策を併せて行いました。クライアント素材を基に弊社デザイナーがメインビジュアルを作成し、英語でのイベントタイトル付けや、告知分の文言は外部のコピーライターも入れて制作を進めました。

また、会期中にはSXSW名物とも言える連日のポスター貼りによる集客プロモーションを行い、結果的には入場規制になるほど多くの方にイベントにご来場いただきました。

Twitterへの投稿

イベントのポスターデザイン

バンダイナムコ研究所様のSXSW2023への挑戦については、こちらの配信イベントでも取り上げていますので、是非アーカイブをご覧ください。

バンダイナムコ研究所ご担当者様からのコメント

AIDJでは、AIによるDJライブを配信し、ネットワーク上での反応（場外の熱狂）を会場演出に変えるというチャレンジを行いました。そのため常設展示である必要はないものの、映像・光・音楽を楽しめる（陶酔できる）空間が必要でした。この実現のために丁寧に検討いただいたことに感謝しています。

US本部とのレギュレーション調整、会場設備手配、オペレーション、ライブ配信やカメラ設営、通常メニューにない相談などなど、調整は当日にまで及びましたが、一緒に楽しんで応じてくださったことが印象的でした。

また楽しい企画をご一緒させてくださいませ。

（バンダイナムコ研究所　中野渡様）

私たちが担当したこと

• 展示会出展に代わる目的に応じた参加方法のご提案

• イベント開催までの進行管理を含めた出展サポート

• SXSW本部や会場側との交渉業務

• ステージデザイン、設営業者の手配

• プロモーション戦略の立案、実行

• ウェブページやポスター、販促物のビジュアルデザイン

• 通訳やイベントMCを行う現地サポートスタッフの手配

• 日本から渡航される方のホテルや航空券の手配

バンダイナムコ研究所の皆さんとVISIONGRAPHメンバー / サポートスタッフを含むイベント終了時の集合写真

SXSW Japan Officeを務めるVISIONGRAPH Inc.では、SXSWに参加される日本企業向けの出展受付/ その他の参加方法のご案内だけでなく、このようなイベントプロデュース/サポート業務も行っています。

ご興味のある方はこちらからお気軽にお問い合わせください。